Teilnehmermanagement

Im Bereich des Teilnehmermanagements entwickeln und realisieren wir individuelle und effiziente Lösungen für alle Arten von Veranstaltungen.

Sie entscheiden, welche Arbeitsschritte HGI übernehmen soll. Gerne realisieren wir auch das gesamte Teilnehmermanagement: von der Konzeption über die Verwaltung der Hotelkontingente bis hin zur Rechnungsprüfung.

 

 

Dienstleistungen Teilnehmermanagement auf einen Blick:

 

Vorbereitung

  • Kostenfreies Beratungsgespräch
  • Konzeption des Teilnehmer-Managements
  • Transparente Angebotserstellung
  • Zeitplanerstellung, Termin- und Kostenkontrolle
  • Einkauf und Handling von Fremddienstleistungen
  • Versand von Einladungen
  • Anmeldungen per Internet, E-Mail oder Fax bearbeiten

 

Hotelkontingente

  • Umfassende Recherche von Hotelzimmern und Veranstaltungsräumen
  • Organisation von Besichtigungsreisen
  • Überwachung aller Optionen und Anpassung des Anforderungsprofils bei Änderungen
  • Verhandlung aller Preise. Rabatte werden direkt an den Kunden weitergegeben.
  • Verhandlung aller Vertragskonditionen (z.B. Stornierungsfristen, Stornierungskosten, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Upgrades, etc.)
  • Einkauf Hotelkontingente und Veranstaltungsräume
  • Hotelkontingentverwaltung mit täglicher Belegungsoptimierung zur Reduzierung von Änderungs- und Stornierungskosten

 

Web-Basierte HGI-Datenbank

  • Individuelle Softwarentwicklung für jede Veranstaltung auf Basis der HGI-Datenbank
  • Präsentation der maßgeschneiderten Datenbank für die Teilnehmerverwaltung inklusive Einladungsversand, passwortgeschützter Online-Anmeldung, Hotelkontingent-Verwaltung, Belegungsplanung, Statistiken, etc.
  • Schulung des Bedienpersonals, Einführung in die Softwarelösung

 

Veranstaltung

  • Betreuung vor Ort
  • Bereitstellung der Hard- und Software
  • Schulung des Bedienpersonals und Betreuung während der Veranstaltung
  • Zutrittskontrolle und Registrierung
  • Permanente Datenkontrolle zur Optimierung aller Belegungen

 

Nachbearbeitung

  • Kontrolle aller Rechnungen
  • Bereitstellung und Aufbereitung detaillierter Statistiken sowie sämtlicher Kontaktdaten für den Kunden
  • Zufriedenheitsumfrage

 

 

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage:

 

Telefon: +49 (0)221-82008-0

Telefax: +49 (0)221-82008-25

E-Mail: info(at)hgi-worldwide.com