Ihr Tagungshotel ist gebucht, die Keynote Speaker und Referenten bereiten die Präsentationen für ihre Slots vor und das Küchenteam des Hotels stellt bereits die Einkaufsliste für Ihr Catering zusammen. In wenigen Tagen kann es endlich losgehen mit Ihrer seit langem geplanten und im Detail durchdachten Veranstaltung. Vorfreude und Nervosität überholen sich gegenseitig und dann ist da dieses nagende Gefühl, etwas vergessen zu haben! Mit langjähriger Erfahrung in der Planung und der weltweiten Umsetzung von Veranstaltungen aller Art können wir von HGI hotel reservation worldwide Ihnen die Sicherheit und Ruhe geben, die Sie brauchen. Wir verraten Ihnen alle Tipps und Tricks, wie Sie sich erfolgreich auf Ihre Tagung vorbereiten können.

An alles gedacht? Erfolgreich vorbereiten als Veranstalter

Ob eine Tagung erfolgreich ist, hängt maßgeblich davon ab, wie gut Sie sich vorbereitet haben. Natürlich helfen wir Ihnen bei der Auswahl der perfekten Location für Ihre Tagung in Köln, Frankfurt oder weltweit. Auch organisieren wir in Abstimmung mit Ihnen alle Details und kümmern uns um die Zusammenstellung von Catering, Rahmenprogramm oder Side Visits. Nur bei der tatsächlichen Durchführung Ihrer Veranstaltung sind Sie dann sich selbst überlassen. Und damit Sie bestmöglich auf unvorhergesehenen Überraschungen vorbereitet sind, ist eine gründliche Planung essenziell für das Gelingen Ihres Events.

Dabei ist die Form Ihrer geplanten Veranstaltung nicht unbedingt entscheidend für Ihre Vorbereitungen. Obwohl inhaltlich und organisatorisch verschieden, müssen Sie sich genauso gut auf eine Expertendiskussion am Roundtable vorbereiten wie auf einen Mitarbeiter-Workshop oder auf eine internationale Konferenz mit mehreren Hundert Teilnehmern. Das A und O Ihrer Vorbereitung für eine erfolgreich ablaufende Veranstaltung ist der Ablaufplan. Teilen Sie diesen an Ihr gesamtes Team aus, bestenfalls schon mehrere Tage vor Beginn Ihrer Veranstaltung. So hat jedes Teammitglied vom Projektmanager bis zum Praktikanten genügend Zeit, sich mit dem Gesamtablauf vertraut zu machen.

Ihr interner Ablaufplan sollte dabei wesentlich detaillierter sein als das Tagungsprogramm, welches Sie an Ihre Gäste und Teilnehmer austeilen. Nehmen Sie in Ihren Ablaufplan also alle Informationen auf, die im Laufe der Veranstaltung von Bedeutung sein könnten: In welchen Zimmern des Hotels sind die Redner und VIPs untergebracht? Wer ist im Hotel Ihr direkter Ansprechpartner während der Tagung? Wie ist die An- und Abreise Ihrer VIPs organisiert? Wo befindet sich das Business Center des Hotels für den Fall, dass schnell etwas gedruckt werden muss?

Technik kennen und bedienen können

Wenn Sie Vorträge und Präsentationen von Referenten und Speakern während Ihres Events eingeplant haben, stellen Sie sicher, dass Sie deren Powerpoint-Dateien, Redemanuskripte und/oder Handouts bereits im Vorfeld der Veranstaltung erhalten haben. Gute Speaker bringen in der Regel finale Dateiversionen ihrer Präsentationen direkt zur Veranstaltung mit. Sie sind allerdings immer auf der sicheren Seite, wenn Sie Backups oder ältere „Notfall-Dateien“ der Präsentationen Ihrer Redner vorrätig haben, sollten diese ihre Materialien vergessen haben.

Im Zusammenhang mit der Präsentationen, die während der Vorträge auf Ihrer Tagung gezeigt werden, sollten Sie auf alle Eventualitäten rund um die Veranstaltungstechnik vorbereitet sein. Halten Sie mindestens zwei Laptops und mehrere geladene Akkus parat, bringen Sie Adapter für die gängigsten Anschlüsse mit und testen Sie die Raumtechnik, sobald Sie im Tagungshotel eintreffen. Funktionieren die Tischmikrofone? Sind die Projektoren einsatzbereit? Wie lässt sich die Raumklimaanlage bedienen? Überlassen Sie nichts dem Zufall!

Für Veranstaltungen mit internationalen Rednern und Teilnehmern, ganz gleich ob in Köln, Frankfurt oder Tokio, sollten Sie außerdem professionelle Simultanübersetzer engagieren. Bereiten Sie sich also auf inhaltliche Fragen der Übersetzer vor, denn diese müssen bereits im Vorfeld sehr genau wissen, welche Inhalte sie übersetzen werden. Sie sollten sich außerdem bereits früh mit der Funktionsweise der Übersetzungs-Headsets vertraut machen, um Ihren Gästen und Teilnehmern deren Benutzung im Zweifelsfall erklären zu können.

Der Tagungserfolg liegt im Detail

Sobald Ihre Tagung mit den Eröffnungsworten beginnt, ist das Event ein reiner Selbstläufer. Die Redner und Referenten wissen, wann sie auftreten, die Technik funktioniert und die Inhalte und Qualität der Vorträge und Präsentationen können von Ihnen sowieso nicht mehr beeinflusst werden. Doch damit Ihre Veranstaltung ein tatsächlicher Erfolg wird, müssen Sie die kleinsten Details planen, denn diese fallen den Gästen und Rednern auf. Stellen Sie sicher, dass Gäste, die mit ihrem Auto gekommen sind, kostenlose Parktickets vom Hotel erhalten. Sorgen Sie dafür, dass der Kaffee regelmäßig frisch nachgefüllt wird. Stellen Sie Banner und Wegweiser im Hotel auf, um den geladenen Gästen und Teilnehmern das Auffinden des Veranstaltungssaals so leicht wie möglich zu machen. Mit der richtigen Vorbereitung wird Ihre Tagung garantiert zu einem vollen Erfolg. Solange Sie an folgende Punkte zur Vorbereitung denken, kann bei Ihrer Veranstaltung nichts mehr schief gehen:

• 1Ablaufplan erstellen
• 2Technik bedienen können
• 3Backup-Dateien zur Verfügung haben
• 4Ihre Ansprechpartner im Hotel kennen
• 5Tagungshotel in- und auswendig kennen

Für alle Fragen rund um die Vorbereitung und Planung Ihrer Veranstaltung in Köln, Frankfurt und weltweit stehen wir von HGI hotel reservation worldwide jederzeit als erfahrene Ansprechpartner an Ihrer Seite!