Datenschutzerklärung der HGI hotel reservation worldwide GmbH

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Verantwortlichen sowie eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher:

HGI hotel reservation worldwide GmbH
Moltkestr. 6
50674 Köln
Deutschland

Gesetzlicher Vertreter des Verantwortlichen:

Marco Reinkens

Kontaktdaten des Verantwortlichen:

Tel.: +49(0)221 82008-0
E-Mail: info@hgi-worldwide.com

Datenschutzbeauftragter:

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist
Herr Dr. jur. Andreas Pinheiro, LL.M.
Berrenrather Str. 274
50937 Köln
+49 221 7190915
info@ap-datenschutz.de
Firma ap-Datenschutz GmbH

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten, Art und Zweck ihrer Verwendung, sowie Auskunft über etwaige Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
2.1 HGI Teilnehmer-Managemen

Über das Portal unseres Teilnehmer-Managements www.hgi-guestmanagement.de und www.hgi-cca-hotels.com besteht für Sie die Möglichkeit, sich als Teilnehmer einer Veranstaltung unserer Kunden Angebote für Hotelzimmer anzusehen und bei Bedarf auch direkt zu buchen. Für den Zugang zum Portal ist die Eingabe eines Login-Codes erforderlich, der Ihnen vom jeweiligen Veranstalter zur Verfügung gestellt werden kann. Das Portal wird in unserem Auftrag für uns von der iventic GmbH, Hauptstr. 125, 10827 Berlin betrieben, mit der wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen haben. Bei Nutzung des Portals erhält unser Auftragsverarbeiter zwangsläufig Kenntnis von Ihrer IP-Adresse, Browsertyp und -version, verwendetem Betriebssystem, Referrer-URL und Hostname des zugreifenden Rechners. Wenn Sie ein Hotelzimmer buchen, werden die in die dazu vorgesehene Formularmaske eingetragenen Daten bei Klick auf die Schaltfläche mit der Aufschrift "Buchen" an unseren Auftragsverarbeiter weitergeleitet. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Daten von unserem Auftragsverarbeiter empfangen werden, benutzen Sie das HGI Teilnehmer-Management bitte nicht. Anderenfalls ist Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a DS-GVO, also Ihre Einwilligung.

2.2 Tagungsportal

Mit Hilfe des über die Links "Zum HGI Tagungsportal" auf unserer Website https://www.hgi-worldwide.com erreichbaren HGI Tagungsportals können Sie selbst Hotelunterkünfte suchen und bei Bedarf direkt buchen. Das Portal wird in unserem Auftrag für uns von der meetago GmbH, Junkersring 5, 53844 Troisdorf ("meetago") betrieben, mit der wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen haben. Wenn Sie die Links "Zum HGI Tagungsportal" anklicken, erhält unser Auftragsverarbeiter meetago zwangsläufig Kenntnis von Ihrer IP-Adresse, Browsertyp und -version, verwendetem Betriebssystem, Referrer-URL und Hostname des zugreifenden Rechners. Wenn Sie im Tagungsportal Daten in die Eingabemaske eintragen und auf eine der Schaltflächen "Hotels suchen" klicken, werden die von Ihnen eingetragenen Daten an unseren Auftragsverarbeiter weitergeleitet, um die Suchanfrage verarbeiten zu können. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Daten von unserem Auftragsverarbeiter empfangen werden, klicken Sie bitte nicht auf die Links "Zum HGI Tagungsportal" und benutzen Sie das HGI Tagungsportal nicht. Anderenfalls ist Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a DS-GVO, also Ihre Einwilligung. Beachten Sie bei Ihrer Einwilligungsentscheidung, dass meetago Ihre personenbezogenen Daten vorübergehend speichert und so weiter verarbeitet, wie dies in der nachfolgend verlinkten Datenschutzerklärung von meetago beschrieben ist: www.meetago.com/datenschutz.html.

2.3 E-Mails

Sie finden auf den Seiten unseres Internetauftritts E-Mail-Adressen unseres Hauses, die Sie nutzen können, um uns E-Mails zu übermitteln. Beachten Sie, dass die Kommunikation über E-Mail Sicherheitslücken aufweist. Auch wenn das Fernmeldegeheimnis Ihre Mail-Inhalte grundsätzlich vor unbefugter Kenntnisnahme und Verarbeitung schützen soll, können E-Mails von anderen Internet-Betreibern und Nutzern aufgezeichnet werden. Dinge, die Sie uns nicht auf einer Postkarte mitteilen würden, sollten Sie uns auch nicht unverschlüsselt per E-Mail übermitteln. Wenn Sie mit uns via E-Mail kommunizieren, werden Ihre E-Mail und die darin gespeicherten personenbezogenen Daten wie z.B. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und ggf. weitere Daten, die Sie uns im Text der E-Mail mitteilen, an uns übertragen. Diese Daten werden von uns in dem Umfang verarbeitet, gespeichert und weitergeleitet, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist (Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist dann Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b DS-GVO) oder Ihre Einwilligung vorliegt (Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist dann Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a DS-GVO). Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir zur vereinfachten Kommunikation mit Ihnen, etwa bei Rückfragen. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte kann auch dann erfolgen, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, wenn es darum geht, lebenswichtige Interessen Ihrer oder einer anderen natürlichen Person zu schützen, oder wenn dies für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt.

2.4 Server Hosting

Unser Webangebot wird von uns auf Servern der Comito Solutions GmbH, Hohenstaufenring 66-70, 50674 Köln (Datenschutzerklärung: https://www.comito-solutions.de/datenschutz) bereitgestellt. Der Betreiber der Server führt regelmäßige tägliche Datensicherungen des gesamten Datenbestands auf diesen Servern durch. Nach der Definition der Datenschutz-Grundverordnung stellt das automatisierte Auslesen von Daten zwecks Datensicherung eine Datenverarbeitung dar, weshalb wir mit dem genannten Serverbetreiber eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen haben. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DS-GVO, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, fremde Server für unser Webangebot zu nutzen, denn die von uns für erforderlich gehaltenen technischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer und anderer personenbezogener Daten könnten bei Betrieb der Server in eigenen Räumlichkeiten nicht wirtschaftlich umgesetzt werden. Des Weiteren haben wir ein berechtigtes Interesse an regelmäßiger Datensicherung.

2.5 Verarbeitung von IP-Adresse und Zugriffsdaten, "Cookies"

Die IP-Adresse ist eine Kennung, die dem von Ihnen genutzten Internetanschluss von Ihrem Internetdiensteanbieter (ISP) dauerhaft oder vorübergehend zugewiesen ist. Die ungekürzte IP-Adresse gestattet im Verbund mit weiteren Daten u.U. Ihre Identifizierung: So ist Ihr ISP z.B. in der Lage nachzuvollziehen, welchem Kunden eine dynamische IP-Adresse zu einem bestimmten Zeitpunkt zugeordnet war. Und wenn Sie sich gegenüber einem Webseitenbetreiber identifizieren, etwa durch Eingabe von Zugangsdaten im Rahmen eines Logins, ist der betreffende Webseitenbetreiber in der Lage, die von Ihnen zu diesem Zeitpunkt genutzte IP-Adresse Ihnen zuzuordnen. Zugriffsdaten sind neben der IP-Adresse selbst auch Informationen darüber, wann welche Webseiteninhalte vom Nutzer der betreffenden IP-Adresse angefordert wurden. Dazu gehören z.B. Informationen darüber, welche Seiten angefordert (aufgerufen) wurden, die Anzahl solcher Anforderungen, der Zeitpunkt des Zugriffs, die Verweilzeit auf diesen Seiten usw. Wenn Sie unser Webangebot nutzen, werden in manchen Fällen gekürzte und damit anonymisierte, aber auch ungekürzte IP-Adressen - mitunter zusammen mit ein oder mehreren Zugriffsdaten - an Dritte übertragen. Der bloße Aufruf einer Seite unseres Webangebots löst keine Übermittlung ungekürzter IP-Adressen aus. Cookies sind kleine Datendateien, die von uns oder Dritten auf Ihren Computer übertragen und dort für gewisse Zeit gespeichert werden. Es gibt temporäre und permanente Cookies, die sich nach einer vorgegebenen Zeit automatisch löschen. Mit Hilfe dieser Cookies werden unter einer User-ID pseudonym oder anonym Daten erhoben. Cookies können z.B. Daten darüber enthalten, welche Seiten Sie sich angesehen haben. Cookies können neben besuchten Webseiten Informationen darüber enthalten, welche Seiten Sie zuvor besucht haben, um Ihnen so die Werbung anzeigen zu können, die Ihren Interessen bestmöglich entspricht. Mit Hilfe von Cookies können deshalb auch Nutzungsprofile erstellt werden. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Computer wiedererkannt wird und u.U. Nutzungsprofile erstellt werden, können Sie die Verwendung von Cookies ablehnen, indem Sie die Einstellungen in Ihrem Webbrowser auf "Cookies ablehnen" ändern. Die jeweilige Vorgehensweise finden Sie in der Bedienungsanleitung Ihres verwendeten Webbrowsers. Wenn Sie die Verwendung von Cookies ablehnen, kann es zu Einschränkungen in der Nutzung mancher Bereiche unserer Internetseiten kommen. Um die Funktionsfähigkeit unserer Website zu gewährleisten, genügt es aber, wenn Sie in den Einstellungen Ihres Browsers "temporäre Cookies" zulassen. Im Folgenden erhalten Sie genauere Informationen über die Verarbeitung Ihrer IP-Adresse, Zugriffsdaten und den Einsatz von Cookies.

2.5.1 Server-Logfiles

Wir erheben Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt (sog. "Server-Logfiles"). Wenn Sie unsere Website aufrufen, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen die Website anzuzeigen: die IP-Adresse des Nutzers, den Internet-Service-Provider des Nutzers, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die Website, von der das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt (sog. Referrer-URL), Informationen über Browsertyp und -version, das Betriebssystem des Nutzers sowie Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden. Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Die Daten werden in der Regel nach sieben Tagen gelöscht, sofern sich in dieser Zeitspanne keine konkreten Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung unserer Angebote ergeben haben, spätestens aber nach Wegfall des oben genannten Zwecks der Datenerhebung. Unberührt davon bleibt die Möglichkeit weiterer Speicherung der Nutzungsdaten nach vorheriger Löschung oder Kürzung der IP-Adressen in einer Weise, die eine spätere Zuordnung des Nutzers oder dessen Rechners ausschließt. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DS-GVO, da wir ein berechtigtes Interesse an der Aufrechterhaltung und Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website haben.

2.5.2 Google Maps

Erst wenn Sie auf den Google Maps Link über unserer Anfahrtskarte klicken, wird Ihre vollständige IP-Adresse, die Ihre Identifizierung ermöglicht, an einen von Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA ("Google") betriebenen Server übertragen. Dieser Server kann sich in Europa, aber auch in den USA befinden, wo kein dem europäischen Datenschutzstandard entsprechender Datenschutz zu erwarten ist. Google ist allerdings dem "EU-US-Datenschutzschild"-Abkommen beigetreten. Der EU-US-Datenschutzschild ist ein Abkommen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts, das zwischen der Europäischen Union und den Vereinigten Staaten von Amerika ausgehandelt wurde und den Schutz personenbezogener Daten regelt, die aus einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union in die USA übertragen werden. Die EU-Kommission hat am 12. Juli 2016 beschlossen, dass die Vorgaben des Datenschutzschilds dem Datenschutzniveau der Europäischen Union entsprechen; damit kann das Abkommen angewendet werden. Grundlage der Datenverarbeitung ist ggf. Ihr Einverständnis i.S. von Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a) der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

2.5.3 Google Analytics

Google Analytics ist ein Analyse-Tool der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA ("Google"). Mit Hilfe von Google Analytics können Webseiten dahingehend analysiert werden, woher die Nutzer kommen und wie sie sich auf der Website verhalten. In unserem Auftrag wird Google mittels eingesetzter Cookies die Nutzung unserer Website auswerten und Reports über die Websiteaktivitäten für uns zusammenzustellen. Wir verwenden Google Analytics mit einer Erweiterung, bei der Ihre IP-Adresse beim Aufruf unserer Website zunächst gekürzt und dadurch anonymisiert wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DS-GVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die Gestaltung unseres Webangebots stetig zu optimieren, um so auch Ihnen ein kontinuierlich verbessertes Informations- und Dienstleistungserlebnis zu bieten. Nähere Informationen zum Datenschutz des Anbieters sowie zum Tool und zum Zweck der Verarbeitung finden Sie unter folgenden Links: Datenschutz durch Google LLC: https://policies.google.com/privacy?hl=de Weitere Informationen: http://www.google.com/policies/ www.google.com/intl/de/analytics/learn/privacy.html Sie können die Speicherung der bei diesem Tool eingesetzten Cookies durch die entsprechende Einstellung Ihres Browsers verhindern, indem sie die Ausführung von Java-Script in Ihrem Browser deaktivieren oder ein Tool wie 'NoScript' installieren. Sie können darüber hinaus die Verarbeitung der durch die Cookies erzeugten und auf die Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer gekürzten IP-Adresse) verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plug-in herunterladen und installieren: tools.google.com/dlpage/gaoptout. Schließlich können Sie die künftige Erfassung der Daten Ihrer Websitebesuche durch Google Analytics verhindern, indem Sie auf folgenden Link klicken. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, der die Erfassung Ihrer Daten bei zukünftigen Besuchen dieser Website verhindert: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de Bitte beachten Sie, dass der Schutz durch das Opt-Out-Cookie nur bei Nutzung des bei Anklicken obigen Links genutzten Browsers gewährleistet sein kann und Cookies von Ihnen - auch versehentlich - gelöscht werden können.

2.6 Links zu Partnerseiten

Auf unserer Website finden Sie Links zu anderen Internetseiten, etwa solche zu XING-Profilen, Seiten unserer Partner oder Referenzen. Beim Anklicken des jeweiligen Links werden Ihre IP-Adresse, Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners sowie die Uhrzeit der Serveranfrage an diese weitergeleitet. Sie müssen damit rechnen, dass diese Informationen von den Betreibern der anderen Internetseiten vorübergehend gespeichert werden. Dies können Sie vermeiden, indem Sie nicht auf die Links klicken. Wenn Sie einverstanden sind, ist Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a DS-GVO, also Ihre Einwilligung.

3. Dauer, für die personenbezogene Daten gespeichert werden.

Die unter Ziffer 2 beschriebenen personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich dann gelöscht, wenn der Zweck, zu dem wir die Daten erhoben haben, weggefallen ist. Sofern wir nach deutschem Recht oder EU-Recht im Einzelfall zu längerer Speicherung verpflichtet sind (Art. 17 Absatz 3 Buchstabe b DS-GVO), tritt an die Stelle der Löschung die sogenannte Einschränkung der Verarbeitung: Die Daten werden dann zunächst nicht gelöscht; sie dürfen - von ihrer Speicherung abgesehen - aber nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Im Übrigen haben Sie das Recht, eine uns zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten erteilte Einwilligung - auch bezogen auf einzelne personenbezogene Daten - jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf hat zur Folge, dass wir die vom Widerruf betroffenen personenbezogenen Daten unverzüglich löschen, wobei die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hiervon unberührt bleibt.

4. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

5. Betroffenenrechte

Sie haben des Weiteren das Recht,

- gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

- gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

- gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

- gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

- gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten;

- gemäß Art. 20 DS-GVO die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a oder auf einem Vertrag gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b DS-GVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt;

- gemäß Art. 7 Absatz 3 DS-GVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und

- gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden. Eine Übersicht der Aufsichtsbehörden finden Sie unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder Änderungen gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. In diesem Fall werden wir Sie hierüber auf der Website darüber informieren. HGI hotel reservation worldwide GmbH

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