Klären Sie die individuellen Bedürfnisse.

Grundsätzlich kann und soll hier nicht die eine ideale Raumausstattung für Tagungsräume beschrieben werden. Jede Tagung ist unterschiedlich und erfordert individuell angepasste Ausstattungsmerkmale, um optimale Durchführungsbedingungen zu schaffen. Ebenso wie die Auswahl einer geeigneten Tagungsstätte ist auch die Raumausstattung abhängig von der Art und Thematik der Tagung sowie der jeweiligen Teilnehmergruppe.

Individuelle Faktoren wie beispielsweise besondere Wünsche und Bedürfnisse der Gäste oder des Tagungsleiters sowie spezielle räumliche und materielle Erfordernisse sollten unbedingt im Voraus geklärt werden. Wenn Sie alle wichtigen Faktoren bei der Auswahl und der Ausstattungsplanung des Tagungsraumes berücksichtigen, steht dem Erfolg Ihrer Tagung nichts mehr im Wege.

Achten Sie auf die allgemeinen Ausstattungskriterien.

Neben der Berücksichtigung der Individualität der jeweiligen Tagung und ihrer Teilnehmer sind jedoch auch einige allgemeingültige Aspekte zu nennen, die bei der Raumausstattung für Tagungen Beachtung finden sollten. Achten Sie bei der Gestaltung eines lernförderlichen Umfeldes auf:

• 1Optimale Lichtverhältnisse
• 2Eine gute Akustik
• 3Qualitativ hochwertiges und ergonomisches Mobiliar
• 4Verfügbare sowie installierbare Medien
• 5Genügend sinnvoll platzierte Steckdosen
• 6Ausreichend Platz für aktive (Gruppen-)Arbeitsphasen
• 7Genug und qualitativ hochwertige Verpflegung
• 8Sauberkeit und Ordnung des Tagungsraumes

Ausreichend Tageslicht und warmes Kunstlicht tragen zu einer angenehmen Arbeitsatmosphäre bei. Bequeme Stühle sowie die richtige Höhe und Form der Tische erleichtern das aufmerksame, konzentrierte Arbeiten auch bei lang andauernden Arbeitsphasen. Eine grundlegende Medienausstattung, die beispielsweise Pinnwände, Flipcharts, Beamer und Laptop umfasst, sollte ebenso wie gängige Laptopanschlüsse vorhanden sein.

Die Technik in einem gut ausgestatteten Tagungsraum ist auf aktuellem Stand und unkompliziert zu bedienen. Zudem sollten die Tagungsteilnehmer Zugang zu Steckdosen haben, um eigene Geräte anschließen zu können.

Sprechen Sie alles im Vorfeld ab.

Bereits bei der Auswahl der Tagungsstätte gilt es, auf die Umsetzbarkeit der allgemeinen Anforderungen und besonderen Bedürfnisse der Tagungsteilnehmer zu achten. Schon bei der Buchung sollte die vorhandene Ausstattung geprüft werden und bei speziellen Wünschen Rücksprache mit der Tagungsstätte gehalten werden.

Ist beispielsweise ein Techniker vor Ort, der die zusätzlichen Geräte installiert oder bei Problemen eingreifen kann? Mit einer sorgfältigen Vorbereitung und Absprache sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Tagung und können sich am Tag der Veranstaltung ganz auf die Inhalte konzentrieren.

Unser Service für Sie

Die Firma HGI hotel reservation worldwide ist seit 1995 Partner für Hotelbuchungen und die Planung von Veranstaltungen, wie Tagungen, Messen oder Tourneen. Zur Kundengruppe zählen neben klassischen Firmen auch Organisationen, Verbände und Agenturen. Die Betreuung erfolgt zum einen auf nationaler Ebene, wo z.B. Frankfurt als wichtige Messe- und Tagungsstadt bedient wird. Die organisatorischen Tätigkeiten sind zum anderen aber auch weltweit ausgerichtet. Am Firmensitz in Köln arbeiten aktuell sieben engagierte Mitarbeiter an der Realisierung jeglicher Kundenwünsche. In der Moltkestraße auf der linken Rheinseite, direkt am Hiroshima-Nagasaki-Park gelegen, empfängt das Team gerne Interessenten für eine persönliche Beratung. Die optimale Anbindung an den ÖPNV (U-Bahn, Bus) reduziert den Fußweg auf nur knapp 100 Meter.